En el entorno empresarial colombiano, la gestión eficiente de documentos es crucial para garantizar el cumplimiento normativo, la transparencia y la toma de decisiones informadas. Uno de los pilares de esta gestión es la implementación adecuada de las Tablas de Retención Documental (TRD), un conjunto de directrices que establecen los plazos de conservación y disposición […]
Diagonal 23D 21T-144 La Pradera
Dosquebradas – Risaralda – Colombia
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1. OBJETO
Este documento tiene como objeto informar a los GRUPOS DE INTERÉS y en
general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus
datos personales a GLOBALDOC S.A.S sobre la política de tratamiento de la
información personal y permitir a los titulares de los datos personales ejercer su
derecho de habeas data, estableciendo el procedimiento necesario que éstos deben
seguir si desean conocer, actualizar, rectificar y oponerse a los datos que se
encuentren en nuestras bases de datos y/o archivos.
Este documento comunica al titular de la información personal las políticas de
tratamiento de información que le serán aplicables a sus datos personales. De igual
forma mediante este manual se explicará la forma de acceder a sus datos personales
y se determinará la manera cómo se dará tratamiento y posterior uso a los datos
personales.
2. ALCANCE
Las políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicarán a
GLOBALDOC S.A.S y sus respectivos clientes.
El manual interno de políticas y procedimientos para atender reclamos de los titulares
de la información, se aplicará obligatoriamente a todos los datos de carácter personal
registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados por
GLOBALDOC S.A.S como responsable de dichos datos.
3. REFERENCIAS NORMATIVAS
4. DEFINICIONES
4.1 Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el
Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales,
mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento
de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las
finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
4.2 Consentimiento: toda manifestación de voluntad, libre, expresa, inequívoca e
informada, mediante la que el cliente acepte el tratamiento de datos personales que
le conciernen.
4.3 Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces
entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona
natural (persona individualmente considerada).
4.4 Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las
personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en
registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias
judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
4.5 Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre
y abierto para el público en general.
4.6 Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento
restringido, y en principio privado para el público en general.
4.7 Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima,
reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su
titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
4.8 Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia
a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
partidos políticos de oposición oposición así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en
movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de
palma de mano, etc.
4.9 Base de datos: Conjunto organizado de datos de carácter personal que sea
objeto de tratamiento de clientes, asociados, empleados, cualquiera que fuere la
forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
4.10 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por
cuenta del Responsable del Tratamiento.
4.11 Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer,
actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos
personales.
4.12 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la finalidad, contenido y uso del
tratamiento de los datos.
4.13 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
4.14 Tratamiento: conjunto de operaciones o procedimientos técnicos de carácter
automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración,
modificación, consulta, utilización, modificación, cancelación, bloqueo o cancelación.
5. DESARROLLO
La Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Circular Externa 02 de 2015
de la SIC, por las cuales se dictan disposiciones generales para la protección de
datos personales, tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen
todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades
y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política;
así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los
datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles
de tratamiento por parte de GLOBALDOC S.A.S siendo estos de naturaleza pública o
privada.
Para este fin y en cumplimiento de lo descrito, GLOBALDOC S.A.S sociedad con
domicilio principal en la Ciudad de Dosquebradas, cuya Sede Administrativa esta
ubicada en la Diagonal 23 No 21T-144, barrio La Pradera; en calidad de responsable
del tratamiento de los datos personales incluyendo datos sensibles de sus usuarios y
clientes ha decidido adoptar el presente Manual de Políticas y Procedimientos para
la Protección de datos Personales, con el fin de garantizar que el tratamiento de
dichos datos personales se ajuste a las disposiciones legales vigentes, y de regular
la atención de consultas y reclamos.
5.1 PROTOCOLO DEL PARTICULAR Y DEBER DE INFORMACIÓN
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, el Tratamiento de datos
personales por parte de la GLOBALDOC S.A.S, requiere el consentimiento, libre,
previo, expreso e informado del titular de los mismos.
En este sentido, se han adoptado mecanismos para obtener la autorización previa e
informada del Titular, garantizando que sea posible verificar el otorgamiento de dicha
autorización, tales como solicitud de autorización para la recolección y tratamiento de
datos personales, correo electrónico, página web, y aviso de privacidad.
5.2 AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Dentro del desarrollo de su objeto social, GLOBALDOC S.A.S dará un tratamiento
responsable de los datos personales que lleguen a ser recolectados por la sociedad.
Dicho tratamiento dependerá de la finalidad para la cual hayan sido suministrados los
diferentes datos personales, las cuales dependerán del carácter de la relación en
virtud de la cual el titular se haya vinculado con GLOBALDOC S.A.S (Comercial,
Laboral u otro). Con base en lo anterior, los datos personales de los titulares serán
recolectados, almacenados, utilizados y/o suprimidos, atendiendo a cualquiera de las
siguientes finalidades:
Gestión de medios de comunicación social y/o contenido editorial; Concesión y
gestión de permisos, licencias y autorizaciones; Procedimientos administrativos;
Fidelización de clientes; Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de
atención, exclusiones; Gestión contable, fiscal y administrativa de clientes, de cobros
y pagos, de facturación, proveedores; realizar históricos de relaciones comerciales;
elaboración de publicidad y prospección comercial; encuestas de opinión; publicidad
propia; segmentación de mercados; venta a distancia; control de horario; Gestión de
nómina, de personal; de trabajo temporal; pago de prestaciones sociales; y
promoción y gestión de empleo y selección del personal de personal.
Las anteriores finalidades serán susceptibles de modificación conforme a las
dinámicas empresariales que presente GLOBALDOC S.A.S el desarrollo de su
objeto social.
En todo caso, las finalidades del tratamiento de datos personales serán el límite
material para el mismo, por lo que GLOBALDOC S.A.S no hará uso de los datos
personales del titular para finalidades distintas de las enunciadas, salvo que el titular
expresamente lo autorice.
En todo caso se debe tener en cuenta que el tratamiento de los datos personales se
hará únicamente durante el tiempo que sea estrictamente necesario para el
cumplimiento de la finalidad para la cual se otorgó la información. GLOBALDOC
S.A.S eliminará los datos personales cuyo ciclo vital ya se haya cumplido, sin
necesidad de precisar para esto la autorización del titular.
5.3 PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS
Este manual cumple con todos los principios rectores contemplados en la Ley 1581
de 2012:
5.3.1 PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS.
El tratamiento a que se refiere la mencionada ley es una actividad reglada que debe
sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
5.3.2 PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad
legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
5.3.3 PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento sólo puede ejercerse con el
consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no
podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato
legal o judicial que releve el consentimiento.
5.3.4 PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento
debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se
prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan
a error.
5.3.5 PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el
derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del
tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
existencia de datos que le conciernan.
5.3.6 PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDO: El tratamiento se
sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las
disposiciones de la ley 1581 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo
podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas
en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán
estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva,
salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento
restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
5.3.7 PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por el
responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las
medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a
los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado
o fraudulento.
5.3.8 PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Las personas que intervengan en el
tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada
su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo
realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al
desarrollo de las actividades autorizadas.
5.4 POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
5.4.1 GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN
Tanto la recolección, circulación y uso de los datos personales que, en virtud de su
operación, lleva a cabo GLOBALDOC S.A.S, necesita del consentimiento libre,
previo, e informado de su titular. GLOBALDOC S.A.S como responsable del
tratamiento de dichos datos, dispone de los mecanismos necesarios para obtener la
autorización de sus titulares, la cual es completamente verificable.
5.4.2 OTORGAMIENTO DE LA AUTORIZACIÓN
Acorde con el tenor de la Ley 1581 de 2012, la autorización se realizará previamente
a la recolección y tratamiento de los datos personales, se informarán también los
procedimientos a los que serán sometidos sus datos y las finalidades de uso de los
mismos.
La herramienta principal que es utilizada por GLOBALDOC S.A.S para la obtención
de las respectivas autorizaciones por parte de los titulares de los datos personales se
constituye por una comunicación escrita, la cual podrá ser remitida tanto por medios
electrónicos como físicos, velando en todo caso porque exista constancia de que el
titular ha consentido en brindar dicha autorización.
En todo caso, la existencia del mencionado formato no excluye la posibilidad de que,
atendiendo a las particularidades del caso, GLOBALDOC S.A.S haga uso de los
demás medios previstos por el Decreto 1377 de 2013 para obtener las mencionadas
autorizaciones, siendo estos “de forma oral o mediante conductas inequívocas del
titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.” (Artículo
7).
5.4.3 VERIFICACIÓN Y PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
Los titulares de los datos personales podrán, mientras GLOBALDOC S.A.S tenga la
calidad de responsable del tratamiento de los mismos, solicitar constancia de la
autorización que han brindado.
Para ello, atendiendo a las normas relativas a la gestión documental , GLOBALDOC
S.A.S digitalizará todas aquellas autorizaciones que hayan sido otorgadas mediante
el formato físico que ha sido adoptado por la sociedad. Los titulares que deseen una
copia de la misma, deberán realizar la correspondiente solicitud con base en lo
establecido en el apartado relativo al procedimiento para el ejercicio de los derechos
contenido dentro de la presente política. Tal será el procedimiento aplicable a
aquellos en los que las autorizaciones hayan sido otorgadas por medios no escritos.
5.4.4 Casos en los que no se requiere la autorización
Con arreglo de la normatividad sobre la materia, GLOBALDOC S.A.S no solicitará
autorización para el tratamiento de datos personales bajo los siguientes supuestos:
5.5 DERECHOS Y PROCEDIMIENTOS
GLOBALDOC S.A.S, en su calidad de responsable del tratamiento de datos
personales, reconoce los siguientes derechos a todos los titulares cuya información
esté siendo objeto de tratamiento por parte de la sociedad:
Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el titular de la información, su
apoderado o su causahabiente, según el caso, siempre que se presente el
documento idóneo para dicha representación, como lo es un poder general firmado y
autorizado.
En todo caso la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la
autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de
permanecer en la base de datos.
5.6 ÁREA RESPONSABLE DEL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS
TITULARES
GLOBALDOC S.A.S es responsable de la atención a solicitudes relacionadas con el
ejercicio de los derechos reconocidos a los titulares cuya información está siendo
tratada por la compañía, lo anterior, mediante el correo electrónico
info@globaldoc.info
Para ello, el responsable se ceñirá estrictamente al procedimiento adoptado dentro
de la presente política para que los titulares puedan ejercer sus derechos a conocer,
actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización; mediante la
interposición de peticiones, consultas y reclamos.
5.7 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS
TITULARES
Todos los Encargados de tratamiento de datos personales de GLOBALDOC S.A.S.
deberán seguir estrictamente el siguiente procedimiento cuando algún titular cuyos
datos personales se encuentren registrados dentro de cualquier base de datos de la
sociedad.
5.7.1 CANALES DE CONTACTO
GLOBALDOC S.A.S. ha dispuesto como canales de contacto para que los titulares
puedan ejercer sus derechos por los siguientes:
• Página web: www.globaldoc.info
• Correo electrónico: info@globaldoc.info
5.7.2 CONSULTAS
Los titulares podrán ejercerlo por sí mismo o por medio de apoderado, podrán
consultar la información que de este repose en las bases de datos administradas por
GLOBALDOC S.A.S.
Los titulares deberán acreditar su identidad adjuntando copia de la cédula a la
solicitud escrita que presenten. Los apoderados, deberán presentar copia del poder
otorgado, la cual se presumirá auténtica, y copia de su documento de identidad.
Una vez que GLOBALDOC S.A.S, reciba la solicitud de información, procederá a
revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de
documento de identidad aportado. Si encontrare alguna diferencia entre estos dos
datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el
fin de que el solicitante la aclare.
Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular se encuentra que hay
conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10)
días hábiles.
En el evento en que GLOBALDOC S.A.S, considere que requiere de un mayor
tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al Titular de tal situación y dará
respuesta en un término que no excederá cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del término.
5.7.3 RECLAMOS
Los titulares podrán ejercerlo por sí mismo o por medio de apoderado, podrán
consultar la información que de este repose en las bases de datos administradas por
GLOBALDOC S.A.S.
El reclamo se formulará ante GLOBALDOC S.A.S, exclusivamente por medio de un
correo electrónico enviado a info@globaldoc.info , acompañado del documento que
identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la
dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica, y
adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5)
días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para responder el reclamo es de 15 días hábiles, si no es posible
hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la
fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
5.7.4 QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
El Titular o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o
reclamo, con el responsable de la información, antes de dirigirse a la
Superintendencia de Industria y Comercio a formular una queja.
5.7.5 DISPOSICIONES ESPECIALES
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la
actualización de sanciones administrativas.
pueden revocar total o parcialmente la autorización de tratamiento de sus datos
personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición
legal o contractual.
Para ello, el titular en la solicitud deberá indicar el motivo por el cual solicita la
revocatoria y el tipo de retiro si es total o parcial, respecto de alguna finalidad
determinada. En los casos en que por disposición contractual entre el titular de los
datos y GLOBALDOC S.A.S. no se permita la revocatoria, se deberá realizar en
primera instancia la finalización de la obligación que dio origen a la autorización.
5.8 POLÍTICAS DE GARANTÍA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
De acuerdo con la presente Política adoptada por GLOBALDOC S.A.S para el
tratamiento de los datos personales de nuestros usuarios, informamos que los
mecanismos a través de los cuales se hace uso de éstos son seguros y
confidenciales puesto que GLOBALDOC S.A.S cuenta con los medios tecnológicos
para asegurar que dichos datos sean almacenados de forma segura garantizando la
confidencialidad de los mismos.
5.9 CONTACTO
5.9.1 INFORMACIÓN DE CONTACTO: Si tiene alguna pregunta sobre esta política,
comuníquese con GLOBALDOC S.A.S al numero 3396529 en la extensión 105.
Mediante comunicación escrita a través del correo electrónico: info@globaldoc.info o
personalmente en GLOBALDOC S.A.S ubicado en la ciudad de Dosquebradas.
Dirección diagonal 23 No 21T-144, barrio La Pradera.
5.10 ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA: GLOBALDOC S.A.S podrá modificar
los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos
como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la
Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen,
modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar
cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra
se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web
www.globaldoc.info
6. ACTIVIDADES CRÍTICAS
Ninguna
7. Anexos
Ninguno.