Es una herramienta fundamental para los archivos de las empresas, reflejando de manera organizada toda la documentación producida y registrando las series y subseries documentales con su respectiva codificación, a su vez agrupándolas por las unidades productorias o dependencias.
El Archivo General de la Nación en el Acuerdo 27 de 2006 define el CCD como un “Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales” Ver.
Características del Cuadro de Clasificación Documental
Para la eficacia del CCD debe contar con las siguientes características:
- Recoger todas las serie documentales producida por la empresa.
- Clasificación de fácil uso para el personal.
- Tener pocos niveles de jerarquización.
- Codificación que identifique las diferentes clases o categorías y las series documentales.
- Facilitar la recuperación de los documentos.
Etapas de la elaboración:
1 etapa: Identificación
- Identificación de procesos productores
- Levantamiento de información
2 etapa: Ordenación
- Ordenación de series y subseries
- Codificación de procesos, series y subseries.
3 etapa: Clasificación
- Asignación por procesos de series y subseries.
En conclusión implementar el Cuadro Clasificación Documental mejorara la gestión que se realiza con los documentos producidos por las organizaciones, ordenándolos e identificándolos debidamente.
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