¿Que son las Tablas de Valoración Documental – TVD
Las tablas de valoración documental son un instrumento archivístico muy importante para las organizaciones, en esta herramienta encontramos un listado de asuntos o series y subseries documentales a los cuales se les determina el tiempo de permanencia en el archivo central, así como su disposición final. Se laboran y aplican a los documentos activos ya producidos que estén en uso administrativo y/o legal y también a la documentación inactiva y/o que ha dejado de emplearse en fines legales o administrativos.
Requisitos para su elaboración:
- Compilación de información institucional a fin de reconstruir la historia de la entidad que produjo la documentación, fechas de creación y o supresión.
- Diagnóstico de nivel de organización del fondo que brinde información sobre entidades productoras, asuntos, dependencias, fechas extremas, etc.
- Ejecución del plan archivístico comenzando por procesos de organización documental.
- Actividades depuración, retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo.
Elaboración de las Tablas de Valoración Documental
Para su elaboración se debe tener en cuenta las siguientes
etapas:
- PRIMERA ETAPA: COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
- SEGUNDA ETAPA: DIAGNÓSTICO
- TERCERA ETAPA: ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL
- CUARTA ETAPA: VALORACIÓN
LasTablas de Valoración Documental, deben ser evaluadas por el Comité de Archivo de la Entidad correspondiente. La aprobación será dada por el Comité Evaluador de Documentos respectivo y serán de aplicación inmediata.
Beneficios de la Tablas de Valoración Documental
- Precisar los tiempos de duración de un documento.
- Garantizar la categorización documental.
- Mejorar los procesos de administración y de archivo, determinando una transferencia documental eficiente.
- Organización de fondos acumulados.
- Disminuir y gestionar el volumen documental.
- Identificar el valor histórico de los documentos para el desarrollo de su empresa.
Son muchos los beneficios que se adquieren al implementar las TVD, mejorando el desarrollo de las estrategias de gestión documental que permiten tomar decisiones que beneficien la eficiencia y eficacia de la organización.
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