El servicio de custodia de documentos brinda la oportunidad de crecer en la organización de la información de su empresa, solucionando inconvenientes como el no saber donde guardar todos los documentos acumulados, dificultad para encontrar información que necesita, no tener personal especializado en gestión de documentos, entre otros. Por esto a continuación explicamos los aspectos de la custodia documental.
¿Qué es custodia documental?
La custodia documental es el servicio mediante el cual se almacenan, organizan y administran los documentos de una empresa, ya sean físicos o electrónicos. Dentro de este servicio se ofrecen servicios complementarios como el préstamo y consulta del archivo, levantamiento de inventarios, organización documental y conservación o eliminación documental.
Requisitos para un adecuado servicio de custodia documental:
Toda empresa que preste servicios de custodia documental debe cumplir las normas de gestión documental dadas por el Archivo General de la Nación en cumplimiento con la Ley General de Archivos 594 de 2000 .
Algunos de los aspectos locativos exigidos por el Arhivo General de la Nación en el Acuerdo 008 de 2014:
- Suelos con estudios de cimentación adecuados para el soporte de la estructura y almacenamiento de la información
- Ubicación de las instalaciones o bodegas en terrenos estables, sin riesgos de humedad o inundación y lejos de industrias contaminantes o que puedan ser objeto de atentados u objetivos bélicos o terroristas.
- Cubiertas que permiten obtener un nivel térmico adecuado hacia las zonas de almacenaje
- Condiciones de seguridad, ambientales y ventilación favorables para los documentos.
- Filtrado de aire de partículas sólidas
- Disponer de sistemas contra de incendios.
- Contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos documentales.
- Sistema de seguridad y monitoreo digital
- Accesos y recorridos restringidos
¿Como Globaldoc cuida sus documentos?
- Globaldoc cuenta con instalaciones especializadas para el almacenaje y custodia de los documentos de nuestros clientes, cumpliendo con las especificaciones exigidas por el Archivo General de la Nación.
- Igualmente de acuerdo a las especificaciones técnicas de la legislación archivista, ofrecemos los medios de almacenamiento y cajas para al archivo con características para la adecuada conservación de los documentos a través del tiempo.
- Brindamos servicio de trasporte cumpliendo con protocolos de seguridad para evitar la perdida y deterioro de la información.
- El archivo de nuestros clientes es trazado mediante un proceso de codificación, entregando un informe real de las unidades custodidas y su disponibilidad.
Beneficios de la Custodia Documental
Contar con el servicio de custodia de Globaldoc trae numerosas ventajas para su empresa:
- Ahorras espacio y minimizas los costes de almacenamiento.
- Se asegura que su empresa cumpla con las normativas exigidas, evitando sanciones
- Facilidad de sus procesos de auditoria.
- Garantiza la seguridad física de su información.
- Controla el crecimiento de su documentación.
- Optimiza tiempos y recursos.